Voorbeeld evenement

 

Om u een goed beeld te geven wat wij voor u kunnen betekenen, hebben wij hier een voorbeeld van ons laatste evenement uitschreven voor u. Dit evenement was een B2B beurs met als afsluiting een borrel voor max. tweeduizend personen. 

 

Catering:

Voor de catering bij de beurs had onze klant het pluspakket gekozen. Dit betekende dat de klant had gekozen voor extra kraampjes naast onze vier hoofd ‘’restaurantjes’’, zo stond er ook een  Sushi Time kraam en een Ola kraam. Ook stonden er nog een paar extra koffiekraampjes verspreid over de locatie heen. Voor de borrel had de klant gekozen voor het basispakket, hierdoor kwamen er nootjes op de tafels en bitterballen werden rondlopend geserveerd. Daarbij  konden de gasten bij de bar tegen betaling wijn, bier of fris halen. De kosten van deze dienst werd gerekend als personeel kosten , dit was gemiddeld €6 euro per uur, in totaal had de klant gebruik gemaakt van alle vier de hoofd ‘’restaurantjes’’ hier werkten in totaal twintig personeelsleden van 8:00 tot 18:00 uur, daarnaast had de klant gebruik gemaakt van vier extra koffie kraampjes hier waren acht mensen in totaal aan het werk van 8:00 tot 18:00 uur. Daarnaast kwamen er nog extra kosten in rekening voor het kraampje van Ola en het kraampje van Sushi Time. Voor de borrel waren er in totaal twintig man op de vloer en achter de bar van 18:00 tot 22:00 uur aan het werk dit is plus opruiming. De totale kosten van deze dienst was: €4092,- euro

 

AV:

Voor AV bij de beurs had de klant gekozen voor het basispakket. Er is gebruik gemaakt van één microfoon bij de opening van de beurs en de twee speakers die al in de zaal hingen produceerde genoeg geluid zodat het  voor iedereen goed verstaanbaar was. Voor tijdens de borrel had de klant gekozen voor wat extra speakers en wat feestelijker licht. Tevens  hadden ze gebruik gemaakt van een DJ booth, omdat ze op de achtergrond wat muziek wilden  afspelen. Verder bleek één microfoon weer voldoende. De kosten van deze dienst was in totaal: €2500,- euro dit komt omdat een basispakket €1500,- euro kost en een pluspakket €2500,- euro maar omdat de klant alleen in de avond een paar dingen van het pluspakket had gebruikt hadden we de prijs in overleg iets aangepast 

 

Schoonmaak:

De klant vond het belangrijk dat de zalen op en top schoon waren voor de bezoekers. Onze schoonmaakwerkzaamheden besteden wij uit aan het bedrijf  Effektief Groep. Voor en na het evenement worden de vloeren van de desbetreffende zalen gereinigd zodat alles altijd schoon is, dit was in totaal twee uur voor het evenement en twee uur na het evenement. Maar ook tijdens het evenement wordt alles continu gecontroleerd of het nog schoon is bijvoorbeeld de staan tafels, de toiletten en vloeren. Na het evenement hebben wij  een inventarisatie opgemaakt of er tijdens het evenement nog ad hoc diensten bij  nodig waren geweest of niet. Maar dit was niet het geval. Nadat dit allemaal gecontroleerd is, hebben wij de klant hierover de rekening opgestuurd. De klant betaald aan ons en dus niet  aan het schoonmaakbedrijf. De kosten van deze dienst was in totaal: €368,50 euro, dit komt omdat het schoonmaak €27,50 per uur kost, de klant heeft ook tijdens het event gebruik gemaakt van schoonmaak dus in totaal was dit 13,4 uur schoonmaakkosten.

 

Safety  & Security:

Voor de security heeft de klant ook voor het pluspakket gekozen. In het pluspakket hebben wij ervoor gezorgd dat er genoeg nooduitgangen zijn, dat er een goed werkend ontruimingsplan is opgesteld, en dat er in elke zaal meerdere brandblussers aanwezig zijn. Tijdens de beurs waren er acht bewakers aanwezig bij de in- en uitgangen  en deze bewakers liepen ook rond op de beurs om de veiligheid te controleren. Bij dit evenement heeft de klant ook voor een pluspakket gekozen vanwege de hoeveelheid van de bezoekers. Tijdens de borrel waren er zes bewakers aanwezig die bij de in- en uitgangen stonden maar ook zo nu en dan door de zaal  liepen. Aan de hand van verschillende gespreken met de klant hebben wij een passende offerte opgemaakt voor deze plusdiensten en na het evenement hebben wij vervolgens weer geïnventariseerd of er tijdens het evenement nog ad hoc diensten bij nodig waren of niet. Nadat dit allemaal gecontroleerd is, hebben wij de klant zijn rekening opgestuurd. De kosten van deze dienst was in totaal: €3600,- euro dit hebben wij zo gerekend als uur tarief voor de beveiliging, met de tarieven van het pluspakket.